Регистрация и контроль документов

Введение

Актуальность исследования заключается в возрастающей роли эффективного документооборота и организации архивного дела в деятельности современных организаций. Успешное функционирование любого учреждения, в том числе образовательного, напрямую зависит от грамотного управления документами, обеспечения их сохранности и оперативного доступа к необходимой информации. Тема нашего исследования актуальна в связи с постоянным ростом объемов документооборота и необходимостью оптимизации процессов обработки и хранения информации в условиях перехода к цифровым технологиям. Актуальность исследования связана с повышением требований к качеству работы с документами, обеспечению информационной безопасности и соблюдению законодательных норм в области архивного дела.
Целью данной работы является изучение особенностей организации документационного обеспечения управления и функционирования МАОУ Гимназии №155, а также приобретение практических навыков работы архивариуса.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
1. Изучить специальную литературу по вопросам организации делопроизводства и архивного хранения документов в образовательных учреждениях;
2. Рассмотреть содержание ключевых понятий, связанных с организацией работы секретариата, канцелярии и архива;
3. Провести анализ существующей системы документооборота в МАОУ Гимназии №155;
4. Разработать и внедрить (в рамках возможностей практики) мероприятия по оптимизации процессов обработки и хранения документов;
5. Составить паспорт учреждения и схему управления;
6. Ознакомиться с должностными обязанностями работников секретариата, канцелярии и архива;
7. Разработать алгоритмы обработки входящих и внутренних документов, приема и передачи телефонограмм и факсограмм;
8. Создать формы журналов регистрации документов и описи дел;
9. Оформить дело в соответствии с номенклатурой дел;
10. Провести анализ организации экспертизы ценности документов;
11. Проанализировать и оценить собственную деятельность на практике.
Объектом исследования является МАОУ Гимназия №155. Предметом исследования – организация документационного обеспечения управления и функционирования гимназии, включающая в себя процессы обработки, хранения и экспертизы ценности документов.
 
1. Организационно-правовые основы деятельности учреждения
Данная глава посвящена изучению организационно-правовых основ деятельности МАОУ Гимназии №155, включая анализ ее структуры и системы управления. Для более полного представления о деятельности гимназии был составлен паспорт учреждения и разработана схема управления.
Паспорт учреждения (МАОУ Гимназия №155)
• Полное и сокращенное наименование учреждения: Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение Гимназия №155 (МАОУ Гимназия №155)
• Юридический адрес: 620027, г. Екатеринбург, улица Челюскинцев, 90.
•Тип учреждения: Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение
• Руководитель учреждения: Комолова Валентина Адольфовна
•Основная деятельность: Осуществление образовательной деятельности в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами.
•Структура учреждения:
Администрация.
Учебные подразделения: Начальная школа; Средняя школа; Старшая школа.
Вспомогательные подразделения: Библиотека; Медицинский кабинет; Спортивный зал; Канцелярия; Архив; Бухгалтерия; Хозяйственная часть
•Численность учащихся: 552 человека.
•Контактная информация: +7(343) 229-0-155, gimnaziya155@eduekb.ru
• Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность: Устав гимназии; Лицензия на образовательную деятельность; Свидетельство о государственной аккредитации; Правила внутреннего распорядка; Положение о порядке приема обучающихся; Образовательные программы.